Mengenal Stock Taking dalam Industri Manufaktur

Dalam dunia bisnis, khususnya perusahaan manufaktur, ada satu proses penting yang tidak boleh dilewatkan: stock taking. Secara sederhana, stock taking adalah kegiatan pemeriksaan atau perhitungan stok barang yang ada di gudang dengan cara mencocokkan data catatan manual dengan catatan elektronik.

Tujuannya jelas: memastikan jumlah stok yang tercatat sesuai dengan kondisi nyata di lapangan. Proses ini biasanya dilakukan secara rutin sesuai kebijakan perusahaan – ada yang triwulanan, ada yang setahun sekali, atau bahkan dua kali setahun.

Mengapa penting? Karena stock taking bukan sekadar aktivitas administrasi, melainkan langkah strategis untuk menjaga akurasi laporan keuangan, mencegah kerugian akibat salah catat, hingga memastikan ketersediaan barang selalu optimal.

Manfaat Stock Taking bagi Perusahaan

1. Mengenal Produk Lebih Dalam

Bagi bisnis kecil, mengenali semua produk masih mudah. Namun, ketika perusahaan berkembang dengan variasi produk yang semakin banyak, pemantauan menjadi lebih sulit.

Melalui stock taking, perusahaan dapat mengetahui tren penjualan dan karakteristik produk: mana yang laris di pasar dan mana yang sering menjadi stok sisa.

Contoh:

• Produk yang cepat habis perlu dipertahankan atau bahkan ditambah produksinya.
• Produk yang menumpuk dan jadi dead stock perlu evaluasi, entah dari segi kualitas, desain, atau strategi pemasaran.

2. Membantu Pengelolaan Anggaran & Belanja

Data dari stock taking bisa jadi dasar dalam menentukan keputusan keuangan. Dari sini, perusahaan bisa:

• Mengatur jumlah produksi sesuai permintaan.
• Mengurangi biaya overhead yang tidak perlu.
• Menentukan harga jual produk lebih akurat.

Jika stok cepat habis, artinya perlu meningkatkan kapasitas produksi. Sebaliknya, jika stok menumpuk, ada baiknya menekan biaya produksi agar tidak rugi.

3. Mendeteksi Fraud atau Human Error

Stock taking juga berfungsi sebagai sistem kontrol. Dengan mencocokkan perhitungan manual dan digital, perusahaan bisa mendeteksi adanya ketidaksesuaian akibat human error atau bahkan tindakan kecurangan (fraud), seperti barang hilang, dicuri, atau dimanipulasi datanya.

4. Menunjang Target Profit Perusahaan

Ketersediaan stok yang tidak terkontrol bisa mengganggu target profit. Barang yang terlalu banyak tapi tidak laku bisa menimbulkan kerugian, sementara stok yang terlalu sedikit bisa membuat perusahaan kehilangan peluang penjualan.

Dengan stock taking, perusahaan bisa memprediksi tren pasar, mengawasi margin keuntungan per produk, serta menjaga agar target profit lebih realistis tercapai.

Tips Melakukan Stock Taking yang Efektif

Stock taking bukan sekadar menghitung barang di gudang, tapi juga memastikan perusahaan berjalan efisien dan bebas dari kerugian akibat salah catat.

Supaya hasilnya benar-benar bermanfaat, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:

1. Rencanakan Prosedur dengan Matang

Jangan asal mulai. Tentukan jadwal, siapkan dokumen, pilih perangkat yang mendukung, dan bentuk tim yang jelas. Dengan perencanaan rapi, proses jadi lebih terarah.

2. Lakukan Secara Rutin

Stock taking sebaiknya tidak hanya setahun sekali. Idealnya dilakukan setiap kuartal agar masalah bisa terdeteksi lebih cepat. Semakin sering, semakin akurat data yang Anda dapatkan.

3. Buat Daftar Barang yang Detail

Catat semua informasi penting: nama produk, kode barang, jumlah stok, tanggal produksi, hingga tanggal kedaluwarsa. Dengan daftar yang rapi, kesalahan bisa diminimalisir.

4. Kelompokkan Produk dengan Rapi

Susun stok berdasarkan kategori, nomor kode, atau jenis produk. Gudang yang rapi membuat proses hitung lebih cepat dan efisien.

5. Manfaatkan Teknologi

Gunakan barcode scanner, RFID, atau software inventaris otomatis. Teknologi bukan hanya mempersingkat waktu, tapi juga mengurangi human error.

6. Verifikasi Ulang

Setelah perhitungan selesai, lakukan cross-check untuk memastikan data benar-benar akurat. Jangan biarkan selisih stok dibiarkan begitu saja.

7. Catat dan Analisis Selisih Stok

Kalau ada perbedaan, langsung catat. Analisis penyebabnya: apakah karena human error, produk rusak, atau ada potensi fraud. Dari sini bisa ditentukan solusi yang tepat.

8. Gunakan Software Berbasis Cloud

Dengan software akuntansi berbasis cloud, pencatatan bisa otomatis, lebih cepat, dan bisa diakses kapan pun. Praktis, hemat waktu, dan minim kesalahan.

Langkah-Langkah Stock Taking yang Sistematis

Selain tips di atas, ada tahapan sistematis yang bisa dijadikan panduan agar proses lebih terstruktur:

1. Tentukan kerangka prosedur: pilih metode pencatatan yang sesuai kebutuhan.
2. Susun tim inventarisasi: pilih orang yang kompeten dan teliti.
3. Siapkan informasi lengkap: berikan data stok awal pada tim.
4. Buat perencanaan detail: termasuk alur kerja dan siapa yang bertanggung jawab.
5. Tetapkan batas waktu: agar proses lebih terukur dan tidak molor.
6. Libatkan auditor eksternal (jika perlu): untuk hasil yang lebih objektif.
7. Kumpulkan laporan tim: gabungkan dari internal dan auditor.
8. Cocokkan dengan catatan keuangan: apakah ada perbedaan?
9. Laporkan ketidaksesuaian: buat evaluasi lengkap.
10. Lakukan perbaikan sistem: jika ada masalah berulang, segera perbaiki prosedur agar lebih baik di periode berikutnya.

Stock taking adalah proses vital dalam industri manufaktur untuk memastikan keakuratan stok, mencegah kerugian, dan mendukung profitabilitas.

Dengan melakukan stock taking secara teratur, perusahaan bisa lebih mengenal produknya, mengatur anggaran lebih bijak, mendeteksi kecurangan, dan menjaga profit tetap sehat.

Kuncinya ada pada perencanaan, konsistensi, dan pemanfaatan teknologi. Semakin terstruktur proses stock taking, semakin besar manfaat yang bisa didapat perusahaan.